POLA MANAJEMEN KOPERASI

PENGERTIAN  DEFINISI MANAJEMEN

“Ilmu Manajemen adalah suatu ilmu yang mempelajari bagaimana cara mencapai tujuan dengan efektif dan efisien dengan menggunakan bantuan / melalui orang lain”.

Yang dimaksud orang lain disini mempunyai arti yang sangat luas, karena dapat berupa bantuan dalam ujud pikiran, tenaga dan dapat pula intuisinya.

Menurut G. Terry, mendefinisikan bahwa :
“Manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan penggunaan suatu ilmu dan seni yang bersama-sama menyelesaikan tugas untuk mencapai tujuan”.


PENGERTIAN KOPERASI

Menurut UU No. 25/1992, Koperasi didefinisikan sebagai:
“Badan usaha yang beranggotakan orang seorang, atau Badan Hukum Koperasi, dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip-prinsip Koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan azas kekeluargaan”.

Moh. Hatta, mendefinisikan bahwa :
“Koperasi adalah usaha bersama untuk memperbaiki nasib penghidupan ekonomi berdasarkan tolong menolong”.

Dengan demikian Manajemen Koperasi dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mencapai tujuan melalui usaha bersama berdasarkan azas kekeluargaan.

Untuk mencapai tujuan Koperasi, perlu diperhatikan adanya sistim Manajemen yang baik, agar tujuannya berhasil, yaitu dengan diterapkannya fungsi-fungsi Manajemen.

Fungsi-fungsi Manajemen menurut G Terry :
a. Planning (Perencanaan)
b. Organizing (Pengorganisasian)
c. Actuating (Penggerakan untuk bekerja)
d. Controlling (Pengawasan/Pengendalian)

IMPLEMENTASI FUNGSI MANAJEMEN KOPERASI
A.   Bagi Pengurus, Pengawas dan Penasehat
a)  Perangkat Organisasi
Perangkat organisasi koperasi ada (3) bagian :
1. Rapat Anggota
2. Pengurus
3. Pengawas

1)    Rapat Anggota
Tugas dan wewenang Rapat Anggota :
-  Membahas dan mengesahkan pertanggung jawaban Pengurus dan Pengawas untuk tahun buku yang bersangkutan.
-  Membahas dan mengesahkan Rencana Kerja dan RAPB tahun buku berikutnya.
-  Membahas dan menetapkan AD, ART dan atau Pembubaran Koperasi.
-  Memilih dan memberhentikan Pengurus dan Pengawas.
-  Menetapkan Pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU).

 2) Pengurus
Jumlah Pengurus sekurang-kurangnya tiga orang yang terdiri dari :
-      Unsur Ketua
-      Unsur Sekretaris
-      Unsur Bendahara

Tugas, fungsi, wewenang dan tanggungjawab Pengurus:
1) Secara Kolektif Pengurus bertugas :
-      Memimpin organisasi dan kegiatan usaha
-      Membina dan membimbing anggota
-      Memelihara kekayaan koperasi
-      Menyelenggarakan rapat anggota
-      Mengajukan rencana RK dan RAPB
-      Mengajukan laporan keuangan dan pertanggung jawaban kegiatan
-      Menyelenggarakan pembukuan keuangan secara tertib
-      Memelihara buku daftar anggota, daftar pengurus dan buku daftar pengawas.

Pengurus  berfungsi sebagai : Perencana, Personifikasi Badan Hukum Koperasi, Kesatuan Pimpinan, Penyedia sumberdaya dan pengendali koperasi.
Pengurus berwenang dalam :
-      Mewakili koperasi didalam dan diluar pengadilan,
-      Memutuskan penerimaan, penolakan dan pemberhentian anggota sementara, sesuai dengan AD,
-      Mengangkat dan memberhentikan Pengelola dan karyawan Koperasi,
-      Melakukan tindakan dan upaya bagi kepentingan anggota sesuai dengan tanggungjawabnya.

Pengurus bertanggungjawab kepada Rapat Anggota mengenai pelaksanaan tugas kepengurusannya setiap tahun buku yang disakikan dalam Laporan Pertanggungjawaban tahunan.
2) Secara Perorangan :
a)  Ketua :
-      Bertugas mengkoordinasikan kegiatan seluruh anggota pengurus dan menangani tugas pengurus yang berhalangan, memimpin rapat dan mewakili koperasi didalam dan diluar pengadilan,
-      Berfungsi sebagai pengurus, selaku pimpinan,
-      Berwenang melakukan segala kegiatan sesuai dengan keputusan Rapat Anggota, Rapat Gabungan dan Rapat Pengurus dalam mengambil keputusan tentang hal-hal yang prinsip, serta menandatangani surat-surat bersama Sekretaris, serta surat-surat berharga bersama Bendahara,,
-      Bertanggungjawab pada Rapat Anggota

b)  Sekretaris :
-      Bertugas melakukan pembinaan dan pengembangan dibidang kesekretariatan, keanggotaan dan pendidikan.
-      Berfungsi sebagai Pengurus selaku Sekretaris.
-      Berwenang menentukan kebijaksanaan dan melakukan segala perbuatan yang berhubungan dengan bidangnya sesuai keputusan rapat pengurus, serta menandatangani surat bersama unsur Ketua.

c)   Bendahara :
-      Bertugas mengelolan keuangan (menerima, menyimpan dan melakukan pembayaran), membina administrasi keuangan dan pembukuan.
-      Berfungsi sebagai Pengurus, selaku Bendhara.
-      Berwenang menentukan kebijakan dan melakukan segala perbuatan yang berhubungan dengan bidangnya, serta menandatangani surat-surat berharga bersama unsur Ketua.
-      Bertanggungjawab kepada rapat pengurus lengkap melalui ketua.

3) Pengawas
a)    Jumlah Pengawas sekurang-kurangnya tiga orang atau sesuai dengan AD Koperasi.
b)    Unsur Pengawas terdiri dari :
-      Ketua merangkap anggota,
-      Sekretaris merangkap anggota dan
-      Anggota

Tugas, fungsi, wewenang dan tanggungjawab pengawas :
(a)        Secara Kolektif
-      Bertugas melakukan Pengawasan dan Pemeriksaan sekurang-kurangnya tiga bulan sekali atas tata kehidupan Koperasi yang meliputi Organisasi, Manajemen, Usaha, Keuangan, Pembukuan dan kebijaksanaan Pengurus.
-      Pengawas berfungsi sebagai Pengawas dan Pemeriksa.
-      Berwenang melakukan pemeriksaan tentang catatan dan atau harta kekayaan koperasi.
-      Bertanggungjawab kepada Rapat Anggota.


B.   Dasar-dasar Kegiatan Pengurus dan Pengawas
a)   Dalam melaksanakan kegiatan, berpedoman pada:
1. Undang –Undang No. 25 tahun 1992,
2. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga,
3. Keputusan Rapat Anggota,
4. Keputusan Rapat Pengurus dan Rapat Gabungan.

b)   Pelaksanaan kegiatan dilaksanakan secara kolektif berdasarkan azas kekeluargaam dan masing-masing melaksanakan tugas dengan disiplin, inisiatif, kreatif sesuai dengan pembagian tugas yang ditetapkan.

c)   Pengurus dan Pengawas bekerja secara terbutka.

d)   Pengurus adalah menyusun kebijaksanaan untuk dilaksanakan oleh Pengelola (manajer) sesuai dengan perjanjian kerja yang telah ditentukan.

e)   Pengawas melaksanakan pengawasan atas pelaksanaan kebijaksanaan Pengurus sesuai dengan Keputusan Rapat Anggota.

f)    Pertanggungjawaban Pengurus maupun Pengawas disajikan tertulis.

g)   Pertanggungjawaban Pengurus maupun Pengawas secara perorangan yang telah diterima, baik dalam Rapat Pengurus maupun Rapat Pengawas menjadi tanggungjawab Pengurus atau pengawas.


C.   Badan Penasehat
Tugas dan fungsi Badan Penasehat :
1. Bertugas memberikan pertimbangan dan nasehat baik diminta maupun tidak diminta untuk kepentingan dan kemajuan Koperasi,
2. Berfungsi sebagai penasehat,
3. Dapat menghadiri Rapat Anggota, Rapat Gabungan dan Rapat Pengurus.

3.   FUNGSI MANAJEMEN BAGI PENGELOLA (MANAJER)
a.   Manajer ;
Manajer adalah seorang tenaga profesional yang memiliki kemampuan sebagai pemimpin tingkat pengelola, yang diangkat dan diberhentikan oleh Pengurus setelah dikonsultasikan dengan Pengawas.

b.   Tugas, fungsi dan tanggung jawab Manajer ;
1)   Tugas manajer adalah mengkoordinasikan seluruh kegiatan usaha, administrasi, organisasi dan ketatalaksanaan serta memberikan pelayanan administratif kepada Pengurus dan Pengawas,
2)   Untuk melaksanakan tugas tersebut, manajer berfungsi :
(a)     Sebagai pemimpin tingkat pengelola,
(b)     Merencanakan kegiatan usaha, kepegawaian dan keuangan,
(c)     Mengkoordinasikan kegiatan kepala-kepala unit usaha, kepala sekretariat dan kepala keuangan dalam upaya mengatur, membina baik yang bersifat tehnis maupun administratif
3)   Berwenang mengambil langkah tindak lanjut atas kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh Pengurus
4)   Bertanggungjawab kepada Pengurus melalui Ketua.

c. Tata Kerja Manajer
1) Hubungan Kerja Manajer :
a) Secara vertikal, Manajer mengadakan hubungan kerja keatas dengan Pengurus, Pengawas untuk mengajukan usulan, pendapat dan segala rencana dalam upaya pengembangan usaha dan penciptaan uaha baru.
b) Hubungan kerja kebawah, dengan seluruh jajaran pengelola untuk melakukan kegiatan mengatur, membina dan memberikan bimbingan dan pengawasan dalam upaya melaksanakan seluruh kebijaksanaan Pengurus dan Pengawas.
c) Secara horisontal mengadakan hubungan kerja dengan seluruh jajaran manajer setingkat Pengelola.

2) Tata Kerja Manajer :
a) Manajer dapat menghadiri Rapat Anggota, Rapat Pengurus dan Rapat Gabungan,
b)  Manajer membantu Sekretaris dalam menyiapkan bahan-bahan yang dibahas dalam Rapat,
c)  Manajer membantu mencatat seluruh keputusan atau kebijaksanaan yang diambil dalam rapat dan merahasiakannya,
d) Manajer mengatur pelaksanaan kegiatan usaha operasional atas keputusan yang telah ditetapkan dalam rapat,
e) Manajer melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Pengurus,
f) Manajer bertanggungjawab atas seluruh pelaksanaan tugas.

3) Unit-Unit kerja tingkat pelaksana, terdiri dari :
a) Bagian Sekretariat
b) Bagian Keuangan
c) Bagian Administrasi
d) Unit-Unit Usaha Produktif

Prosedur dan uraian tugas pelaksana/karyawan diatur dalam ketentuan tersendiri, agar tdak tumpang tindih dengan uraian tugas Pengurus maupun Pengawas.

Pendekatan Sistem pada Koperasi

Menurut Draheim koperasi mempunyai sifat ganda yaitu:

·         organisasi dari orang-orang dengan unsure eksternal ekonomi dan sifat-sifat social (pendekatan sosiologi).

·         perusahaan biasa yang harus dikelola sebagai layaknya perusahaan biasa dalam ekonomi pasar (pendekatan neo klasik)

Interprestasi dari Koperasi sebagai Sistem

Kompleksitas dari perusahaan koperasi adalah suatu sistem yang terdiri dari orang-orang dan alat-alat teknik. Sistem ini dinamakan sebagai Socio technological system yang selanjutnya terjadi hubungan dengan lingkungan sehingga dapat dianggap sebagai sistem terbuka, sistem ini ditujukan pada target dan dihadapkan dengan kelangkaan sumber-sumber yang digunakan.

Cooperative Combine
- System sosio teknis pada substansinya, sistem terbuka pada lingkungannya, sistem dasar target pada tugasnya dan sistem ekonomi pada penggunaan sumber-sumber.

- Semua pelaksanaan dalam keseluruhan kompleks dan pengaruh eksternal, dipengaruhi oleh hubungan sistem, demikian juga dilihat dari sudut pandang ekonomi, tidak cukup hanya melaksanakan koperasi secara ekonomis saja, tetapi juga berhubungan dengan hubungan antar manusia dalam kelompok koperasi dan antara anggota tetapi juga berhubungan dengan hubungan antar manusia dalam kelompok koperasi dan antara anggota dengan manajemen perusahaan koperasi dalam lapangan lain. Contoh Cooperative Interprise Combine: Koperasi penyediaan alat pertanian, serba usaha, kerajinan, dan industri. Tugas usaha pada Sistem Komunikasi (BCS)

-  The Businnes function Communication System (BCS)

sistem hubungan antara unit-unit usaha anggota dengan koperasi yang berhubungan dengan pelaksanaan dari perusahaan koperasi untuk unit usaha anggotaa mengenai beberapa tugas perusahaan. Sistem Komunikasi antar anggota

- Interpersonal Communication System (ICS) adalah hubungan antara orang-orang yang berperan aktif dalam unit usaha anggota dengan koperasi yang berjalan. ICS meliputi pembentukan/terjadi system target dalam koperasi gabungan.

sumber :

http://vanezintania.wordpress.com/2010/12/24/pendekatan-sistem-pada-koperasi/
http://www.koperasiku.com/artikel/manajemen-koperasi